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Wenn es ums Geschäft geht, ist es intestine, im Development zu sein – aber der Zeit voraus zu sein, ist besser. Zu Beginn der COVID-19-Pandemie, als viele Unternehmen von der drohenden Katastrophe überrascht wurden, bereitete Robert L. McKenna III, ein in Kalifornien ansässiger Anwalt, der sich auf Berufs-, allgemeine und Produkthaftungsverteidigungsfälle spezialisiert hat, bereits eine Strategie für sein Unternehmen, die sowohl präventiv als auch proaktiv battle.

Bereits im Februar 2020 wusste McKenna, dass sein Crew einen Notfallplan für den Fall haben musste, dass Mitarbeiter das Büro nicht betreten könnten. Während andere im Verlauf der Krise in einem wahnsinnigen Ansturm aufholten, hatte McKenna bereits einen funktionierenden Prototyp für eine hybride/verteilte Belegschaft im Einsatz.

Ein vorausschauender COVID-19-Notfallplan

Robert McKenna sagt, er habe mehrere Wochen damit verbracht, das Geschäftsmodell von Kjar, McKenna & Stockalper zu analysieren und zu bestimmen, welche Aufgaben tatsächlich persönlich erledigt werden müssten und welche distant erledigt werden könnten. Nach reiflicher Überlegung kam er zu dem Schluss, dass man mit einem Mitarbeiter professional Büro vor Ort auskommen könne.

„Man brauchte eine Individual, die die Publish abholte, scannte und an den Empfänger schickte“, erklärt er. „Dann musste entweder dieselbe Individual oder jemand anderes am Nachmittag zurückkommen, um sich um alles zu kümmern, was an diesem Tag verschickt werden musste. Diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, könnten Dinge an den Drucker im Büro schicken, additionally müsste nur jemand hereinkommen, die Korrespondenz falten, sie in den Umschlag stecken, sie durch die Pitney Bowes stecken und in die Publish werfen .“

Iden vom März 2020

Ob ironisch oder nicht, um die Iden des März 2020 plante McKennas Firma einen Probelauf des Work-from-Residence-Szenarios im kleineren ihrer Büros. “Ich sagte: ‘Lasst es einfach alle ausprobieren und wir werden sehen, wie es läuft.’ Als nicht lange danach der nationale Notstand ausgerufen wurde, ging dieser Plan von einer Probe zu einer vollständigen Aufführung über. „Es battle ein bisschen schneller als ich erwartet hatte“, gibt McKenna zu, „aber ich battle so froh, genug Zeit gehabt zu haben, um einen ausreichenden Planungsprozess zusammenzustellen, weil es den Übergang viel, viel reibungsloser machte.“

Laut McKenna battle einer der Hauptgründe, warum sein Crew so einfach von der Arbeit vor Ort zur Arbeit auf einer hybriden oder vollständig remoten Foundation wechseln konnte, der, dass viele ihrer Prozesse bereits in der Cloud eingerichtet waren.

An die Grenzen serverbasierter Rechtspraxis stoßen

Die Rechtswelt hat seit den Tagen von Perry Mason einen langen Weg zurückgelegt. Papier ist definitiv letztes Jahrhundert. Monolithische Vor-Ort-Server haben vor langer Zeit kilometerlange Aktenschränke ersetzt. Aber in vielen Branchen, vor allem im Rechtsbereich, veraltet auch die Servertechnologie, die den Papierkram ersetzen soll.

„Traditionell verließen sich Anwaltskanzleien auf In-Workplace-Software, die auf einem lokalen Pc oder Server innerhalb der Büroräume installiert wird. Auf diese Server kann nur von Computern im selben Bereich aus zugegriffen werden, sie schränken jedoch jeden Fernzugriff oder jede Fähigkeit ein. Diese Einrichtung wurde schnell zu einem Drawback für Anwaltskanzleien, die während der Pandemie die Geschäftskontinuität aufrechterhalten wollten“, erklärt Nina Lee, Bloggerin für die Cloud-basierte Anwaltskanzlei-Administration-Softwarefirma PracticePanther.

Finanzieller Anreiz

McKenna gibt zu, dass sein erster Anreiz, das Unternehmen in die Cloud zu bringen, ein finanzieller battle, aber er sah auch das zukünftige Potenzial eines solchen Schritts. „Die Kosten für den Kauf dieser Server waren vor fünf oder sechs Jahren so unerschwinglich, dass sie irgendwie veraltet waren“, erinnert er sich.

Kürzlich durchgeführte Studie

Laut Mayowa Oyebadejo, Vizepräsidentin von PracticePanther Marketing, zeigte eine kürzlich von der American Bar Affiliation durchgeführte Studie, dass 76 % der befragten Anwälte Distant- oder hybride Arbeitsmodelle befürworten. Oyebadejo stellt fest, dass dies eine Steigerung von mehr als 30 % gegenüber den Maßnahmen vor der Pandemie ist.

Nutzen Sie die Cloud für mehr Produktivität und Work-Life-Stability

„Dies zeigt, dass Anwälte zwar aufgrund der Pandemie gezwungen waren, Distant- und Hybridarbeit einzuführen, aber erhebliche Vorteile und Langlebigkeit in dieser Artwork von Arbeitsmodellen erkannt haben“, sagte er in einem Webinar, wie in The Nationwide Regulation Overview berichtet. „Zu den wichtigsten Vorteilen, die Anwälte feststellten, gehören erhöhte Produktivität, Work-Life-Stability, Arbeitskräftebedarf und Kundenzufriedenheit. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Vorteile ohne den Einsatz von Technologie wie Authorized Observe Administration Software (LPMs) nicht erreichbar sind. Anwälte können von überall aus arbeiten und so eine bessere Work-Life-Stability schaffen, was in der schnelllebigen Rechtsbranche oft ein Drawback darstellt.“

Ausnahme von der Regel

„Während der Pandemie haben wir festgestellt, dass in unserer Branche eine zu 100 % aus der Ferne arbeitende Belegschaft die Ausnahme von der Regel battle. Viele Juristen vertraten die Place, dass sie eine wesentliche Dienstleistung seien, und eine wesentliche Dienstleistung battle immer von der Schließung des Unternehmens ausgenommen“, erklärt Robert McKenna. „Aber wir entschieden uns, diesen Weg nicht zu gehen, und wir hatten Glück, denn wir hatten eigentlich als Cloud-basiertes Unternehmen begonnen. Als Cloud-basiertes Unternehmen haben Sie keine Server, additionally müssen Sie keine Mitarbeiter hinzuziehen, die an ihnen arbeiten.“

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Hopping on the Cloud: Warum Hybrid hier bleibt

Für Unternehmen, die den Übergang zu einer hybriden oder vollständig verteilten Belegschaft vollzogen haben, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen, ist eine Rückkehr zu einem „Büro im Büro“-Modell unwahrscheinlich. Eine verteilte Belegschaft hat viele Vorteile mit sich gebracht. „Es hat die Reisezeit verkürzt und die Planung viel einfacher gemacht. Ich glaube nicht, dass Unternehmen in vielen Situationen eine Wahl haben werden“, sagt McKenna. „Für Unternehmen – insbesondere für diejenigen, die gute Arbeit geleistet haben, indem sie alle frühzeitig aus der Ferne gebracht haben – wurde klar, dass die meisten Menschen ihre Arbeit aus der Ferne erledigen und dass es keinen Rückgang der Produktivität oder des Arbeitsergebnisses gibt.“

Work-Life-Stability

Die Work-Life-Stability, die viele Mitarbeiter während der Pandemie erreicht haben, wollen sie nicht aufgeben. McKenna merkt an, dass für viele Verwaltungsangestellte die Kosten für den Kauf eines Eigenheims in Orange County oder Los Angeles so unerschwinglich waren, dass die einzige Möglichkeit für sie, als Mittelverdiener eines zu besitzen, darin bestand, etwas mit einem kräftigen Arbeitsweg zu finden.

„Aber das hat sich gelohnt, weil sie Häuser besitzen konnten, um ihre Kinder großzuziehen, und schöne Schulbezirke haben konnten … Dann verschwand diese zweistündige Fahrt zur Arbeit und sie erledigten ihre Arbeit. Wenn du jede Woche 20 Stunden zurückbekommst, die du nicht im Stau verbringst, bist du ein glücklicher Mensch.“

Cloud-basiertes Modell vs. Server

Während Unternehmen, die auf Server angewiesen sind, noch lange nicht ausgestorben sind, erleben diejenigen, die auf Cloud-Foundation arbeiten, ein höheres Maß an Flexibilität für virtuelle Mitarbeiter. Laut Vantaca, einem Softwareunternehmen für die Verwaltung von Gemeindeverbänden: „Wenn Sie eine Verwaltungsgesellschaft mit einem Server sind, müssen Sie [go] durch irgendeine Artwork von [virtual private network] (VPN)-Consumer. Dies schafft eine neue Ebene von Komplikationen, da Sie jetzt auf vorkonfigurierte und zugelassene Geräte beschränkt sind.“

Vantaca sagt weiter, dass Unternehmen einzelne Geräte konfigurieren müssen, damit Mitarbeiter aus der Ferne auf den Server zugreifen können. Das Arbeiten außerhalb des Standorts ist additionally nicht unmöglich, es bedeutet jedoch, dass jedes persönliche Gerät, das für Arbeitszwecke verwendet wird, eine manuelle VPN-Einrichtung erfordert. „[It’s] zeitaufwändig, da es jetzt ein verwalteter Prozess ist, jedes Gerät einzurichten. Wenn Sie sich in einem COVID-ähnlichen Szenario befinden, ist dies nicht supreme.“

„Die Cloud ist sicherer und kostengünstiger als eine On-Premise-Lösung“, sagt Lee. „Mit Cloud-basierter Rechtssoftware können Anwaltskanzleien von überall aus sicher auf einer zentralen Plattform arbeiten.“

Überall und jederzeit sein

„Das Schöne an der Cloud-basierten Lösung“, berichtet McKenna, „ist, dass Sie auch im Büro aus der Ferne arbeiten … Egal, wo Sie sich anmelden, Sie befinden sich auch dort. Wir haben keine großen Computerfestplatten. Es gibt nur eine kleine Field – wie drei Kartenspiele – in die Ihr Monitor und Ihr Web eingesteckt werden. Sie können überall sein und sich jederzeit anmelden und alles tun, und alles funktioniert.“

Es funktioniert so intestine, dass Kjar, McKenna & Stockalper durch den Einsatz eines innovativen hybriden Cloud-basierten Arbeitsmodells eine beträchtliche Enlargement für das Unternehmen erzielt haben.

Finest Practices von Robert McKenna III für eine Cloud-basierte Belegschaft

„Cloud-Technologie gibt es schon seit einiger Zeit, aber einige Anwaltskanzleien zögern aufgrund von Sicherheitsbedenken, mangelnder Kontrolle oder Ausfallzeiten, auf die Cloud umzusteigen“, bemerkt Lee. „Die Cloud hat jedoch zahlreiche Vorteile für eine Anwaltskanzlei … Cloudbasierte Software für das Anwaltspraxismanagement (LPM) hat langsam damit begonnen, traditionelle Server zu ersetzen und zum Rückgrat für Anwaltskanzleien zu werden, um Kundenverwaltung, Kalender, Aufgaben, Abrechnung und Dokumente zu verwalten Lagerung.”

Robert Mckenna ist jedoch der Ansicht, dass das effiziente Arbeiten in einer Cloud-Umgebung eine bestimmte Denkweise und die richtige Ausrüstung erfordert. Hier sind seine Tipps für den Erfolg:

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, erstellen Sie einen dedizierten Arbeitsbereich

Richtige Beleuchtung, ein bequemer Stuhl und eine non-public, geräusch- und unterbrechungsfreie Umgebung sind optimum. (McKenna sagt, als er die Residence-Workplace-Anweisung erteilte, stellte er zunächst sicher, dass jeder die Ausrüstung hatte, die er brauchte, um erfolgreich zu sein. „Die Leute brauchten einen guten Stuhl, additionally nahmen wir ihren Stuhl von der Arbeit und nahmen ihn mit nach Hause. Wir haben Laptops für Leute, die Laptops brauchten.“

Priorisieren Sie Ihren Tag

Finde heraus, was zu tun ist, bevor du zum Mittagessen gehst, und finde heraus, was zu tun ist, bevor du dich abmeldest.

An- und abmelden für die Zeit, in der Sie tatsächlich arbeiten

„Eine Sache, auf die wir wirklich achten, sind Überstunden“, sagt McKenna. „Viele Male, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, melden sich die Leute nicht unbedingt von ihren Computern ab, wenn sie eine Pause machen.“

Er warnt davor, dass das Nichtan- und Abmelden verheerende Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung haben kann. „Die einzige Möglichkeit, Aufzeichnungen darüber zu führen, wann Mitarbeiter arbeiten, wenn sie nicht vor Ort sind, besteht darin, dass sie etwas in der Software bestätigen, um uns mitzuteilen, dass sie da sind.“

Nehmen Sie gesunde Anpassungen vor, um eine erhöhte Bildschirmzeit auszugleichen

Einer der Kompromisse bei der Arbeit von zu Hause aus ist die Zeit, die Sie vor einem Pc verbringen. Wenn virtuelle Besprechungen an die Stelle persönlicher Besprechungen treten, kann dies Ihre Augen belasten.

„Ich könnte vier Stunden lang persönlich ein Assembly machen, kein Drawback“, sagt McKenna. „Sie machen vier Stunden lang ein On-line-Assembly im Zoom-Format? Dein Kopf schmerzt und deine Augen tun weh. Ich fragte mich, warum das so battle. Nun, es stellt sich heraus, dass die Belastung Ihrer Augen, wenn Sie sich auf etwas konzentrieren, das oft die Größe eines Cents hat, ein Drawback ist, da es nicht regular ist, ein so kleines Fokusfeld für längere Zeit zu haben . Wenn du auf einen Monitor schaust, blinzelst du auch viel weniger, was auch nicht intestine ist.“

Abhilfe

McKennas Lösung besteht darin, seinen Laptop computer schräg zu stellen. „Normalerweise erkläre ich den Leuten: ‚Hey, ich versuche nicht, unhöflich zu sein … Ich arbeite nicht an anderen Sachen. Das macht es einfach viel angenehmer für meine Augen.’“

Andere Probleme

Lange Zeit vor einem Pc geparkt zu sein, kann auch zu Müdigkeit, Muskelschmerzen und sogar Verdauungsproblemen führen. Wenn es eine Possibility ist, die für Sie funktioniert, ziehen Sie einen Stehpult in Betracht. Stehen Sie auf, strecken Sie sich und machen Sie regelmäßig Pausen … Wenn Sie jedoch länger als ein oder zwei Minuten abwesend sind, melden Sie sich einfach ab.

Der Beitrag Robert L. McKenna III über die Vorteile eines Cloud-basierten Geschäftsmodells erschien zuerst im Residence Business Journal.